"Possiamo far rispondere l'AI usando i nostri documenti?" È una delle domande che ci fanno più spesso. La risposta breve è sì. Quella lunga è che funziona molto bene per alcune domande e male per altre, e conviene saperlo prima di partire.

Come funziona, senza gergo

L'assistente non "impara" i vostri documenti a memoria. Quando qualcuno fa una domanda, il sistema cerca nei documenti i passaggi più pertinenti e li passa al modello AI insieme alla domanda. Il modello risponde leggendo quei passaggi, e può indicare da quale documento arriva la risposta.

Questa tecnica si chiama RAG (Retrieval-Augmented Generation, cioè generazione aiutata dalla ricerca). Il vantaggio pratico è grande: quando aggiornate un documento, l'assistente usa subito la versione nuova, senza addestrare niente.

Dove funziona bene

  • Manuali e procedure. "Come si registra un reso?", "Quali documenti servono per l'accredito?". Le risposte sono scritte da qualche parte, ma nessuno ha voglia di cercarle.
  • Contratti e condizioni. "Qual è il preavviso di disdetta con questo fornitore?". L'assistente trova la clausola e la cita.
  • Domande ripetitive di clienti o colleghi. Le stesse dieci domande, ogni settimana. L'assistente risponde subito e la persona interviene solo sui casi nuovi.
  • Documenti lunghi. Riassumere un capitolato di 80 pagine o confrontare due versioni di un regolamento.

In Media Accreditation, il nostro prodotto per gli accrediti stampa, l'assistente risponde a giornalisti e staff partendo dai documenti dell'evento: orari, regolamento, mappa della sala stampa. Le domande sono sempre quelle, e le risposte sono già scritte.

Dove funziona male

  • Conti e numeri su tanti dati. "Quanto abbiamo fatturato a marzo con i clienti lombardi?" non è una domanda per i documenti: è una domanda per il gestionale. Qui serve un collegamento diretto ai dati, per esempio con un server MCP.
  • Documenti vecchi o in contraddizione. Se nella cartella ci sono tre versioni dello stesso listino, l'assistente può prendere quella sbagliata. Prima si mette ordine, poi si collega.
  • Scansioni di bassa qualità. Un PDF fotografato storto si legge male, per le persone e per le macchine.
  • Zero errori garantiti. Un buon assistente sbaglia di rado e lo fa capire, ma non è infallibile. Per le decisioni importanti la risposta va controllata sulla fonte che cita.

La privacy prima di tutto

I documenti aziendali spesso contengono dati riservati. Prima di partire servono risposte chiare a tre domande:

  1. Dove vanno i documenti? Per Media Accreditation usiamo modelli Claude su AWS Bedrock in una regione europea: i dati restano in Europa.
  2. Vengono usati per addestrare il modello? Con i servizi professionali la risposta deve essere no, scritta nel contratto.
  3. Chi vede cosa? L'assistente deve rispettare i permessi: chi non può aprire un documento, non deve riceverne il contenuto nemmeno tramite l'AI.

Come partire senza sprecare soldi

Non serve collegare tutta l'azienda. Il metodo che usiamo è semplice:

  1. Scegliete un gruppo di documenti con uno scopo chiaro, per esempio le procedure dell'assistenza.
  2. Raccogliete 20 domande vere, quelle che arrivano davvero.
  3. Proviamo l'assistente su quelle domande e misuriamo quante risposte sono giuste e complete.

In poche settimane sapete se funziona e quanto tempo fa risparmiare, con numeri vostri e non con una demo.

Se avete una cartella di documenti che vi fanno consultare troppo spesso, raccontateci quale: vi diciamo se l'AI può aiutare e da dove partire.